Política de tratamiento de datos

POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

CONFÍA DIGITAL S.A.S.

Versión: 1.0
Fecha de entrada en vigor: 25/04/2025
Última actualización: 25/04/2025

1. OBJETO

La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales establece los lineamientos bajo los cuales Confía Digital S.A.S. realiza la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia y supresión de datos personales, con el fin de garantizar el respeto por los derechos de los titulares, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y demás normativas aplicables en Colombia.

2. ALCANCE

Esta política se aplica a todas las bases de datos y sistemas de información que contienen datos personales recolectados, almacenados y tratados por Confía Digital S.A.S., incluyendo:

Clientes (empresas y personas naturales)
Empleados y contratistas (directos e indirectos, incluyendo OPS)
Proveedores y aliados estratégicos
Visitantes de las instalaciones físicas y digitales

Esta política es de obligatorio cumplimiento para todos los empleados, contratistas y terceros que actúen en nombre de Confía Digital S.A.S..

3. GLOSARIO

Dato Personal: Información que permite identificar a una persona natural.
Dato Sensible: Información que puede afectar la intimidad o generar discriminación.
Titular: Persona natural cuyos datos son tratados.
Tratamiento: Operaciones como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre el tratamiento.
Encargado del Tratamiento: Persona que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular.
Transmisión: Envío de datos a un encargado para su tratamiento.
Transferencia: Envío de datos a otro responsable, dentro o fuera del país.

4. PRINCIPIOS RECTORES

El tratamiento de los datos personales en Confía Digital S.A.S. se basa en los siguientes principios fundamentales:

Legalidad: Se garantizará el cumplimiento de la legislación vigente en materia de protección de datos.
Finalidad: El tratamiento de los datos se realizará con propósitos legítimos, informados y específicos.
Libertad: Los datos personales solo se tratarán con la autorización expresa e informada del titular.
Veracidad y Calidad: La información debe ser veraz, exacta, actualizada y verificable.
Acceso y Circulación Restringida: Solo las personas autorizadas podrán acceder a los datos personales.
Seguridad: Se adoptarán medidas de protección para evitar la adulteración, pérdida, consulta no autorizada o acceso indebido.
Confidencialidad: Se garantizará la reserva y uso adecuado de los datos personales.

4.1. FINALIDAD GENERAL DEL TRATAMIENTO

Confía Digital S.A.S. tratará los datos personales de los titulares para fines relacionados directamente con el desarrollo de su objeto social, tales como la prestación de servicios tecnológicos, el cumplimiento de obligaciones contractuales y legales, la gestión administrativa, comercial y laboral, así como la mejora continua de la experiencia del cliente, la seguridad de la información y el cumplimiento de normativas vigentes.

5. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

5.1. DATOS DE CLIENTES (EMPRESAS Y PERSONAS NATURALES)

Los datos personales de los clientes se utilizarán para las siguientes finalidades:

Prestación de servicios tecnológicos: implementación de software, administración de infraestructura, migración a la nube, consultorías.
Facturación y gestión de pagos.
Envío de información sobre productos, servicios, promociones y actualizaciones.
Análisis de consumo, preferencias y estudios de mercado.
Evaluaciones de calidad del servicio.
Cumplimiento de obligaciones contractuales y legales.

5.2. DATOS DE EMPLEADOS Y CONTRATISTAS

El tratamiento de datos de empleados y contratistas incluirá:

Administración de la relación laboral y contractual.
Procesamiento de nómina y beneficios.
Afiliaciones a seguridad social, pensiones y riesgos laborales.
Evaluaciones de desempeño y cumplimiento de normas internas.
Control de acceso a instalaciones y herramientas digitales.
Seguridad y salud en el trabajo (SG-SST).

5.3. DATOS DE PROVEEDORES Y ALIADOS ESTRATÉGICOS

Los datos personales de proveedores y aliados serán tratados para:

Evaluación y selección de proveedores.
Cumplimiento de obligaciones contractuales y gestión de pagos.
Auditorías y verificaciones de servicio.
Cumplimiento de requisitos legales y fiscales.

5.4. DATOS DE VISITANTES DE INSTALACIONES Y PLATAFORMAS DIGITALES

Los datos de visitantes se usarán para:

Control de acceso a las instalaciones.
Seguridad y monitoreo mediante videovigilancia.
Uso de cookies y tecnologías de seguimiento en plataformas digitales.

6. POLÍTICAS ESPECÍFICAS DE APLICACIÓN

6.1. POLÍTICA DE CONFIDENCIALIDAD Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

El acceso a los datos personales está restringido a empleados y terceros autorizados que necesiten la información para el cumplimiento de sus funciones.
Se establecen controles de acceso mediante autenticación, encriptación y políticas de seguridad informática.
Los empleados y terceros que manejen datos personales deben firmar un acuerdo de confidencialidad.

6.2. POLÍTICA DE SEGURIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS

Se implementarán medidas técnicas y administrativas para evitar el acceso no autorizado, pérdida o alteración de los datos.
Se aplicará una política de contraseñas seguras y protocolos de cifrado de la información.
Se realizarán auditorías y revisiones periódicas para asegurar el cumplimiento de la política.

6.3. POLÍTICA DE CONSERVACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS

Los datos personales serán conservados únicamente por el tiempo necesario para cumplir con la finalidad del tratamiento o las exigencias legales.
Cuando ya no se requieran, los datos serán eliminados de manera segura para evitar cualquier acceso indebido.

6.4. POLÍTICA DE TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS

La transferencia de datos a terceros dentro y fuera de Colombia solo se realizará cuando:

- El titular haya otorgado su autorización.
- Exista un mandato legal o contractual.
- Se garantice que el país receptor tiene estándares adecuados de protección de datos.

6.5. POLÍTICA DE ATENCIÓN DE DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares podrán ejercer sus derechos a través de los siguientes canales:

Correo electrónico: legal@confiadigital.com.co
Página web: www.confiadigital.com.co

Procedimientos:

Consultas: Se responderán en un plazo máximo de 10 días hábiles.
Reclamos: Se resolverán en 15 días hábiles, con una posible prórroga de 8 días hábiles adicionales.

6.6. ÁREA RESPONSABLE

El Área Legal y cumplimiento será el encargado de atender peticiones, quejas y reclamos. Correo: legal@confiadigital.com.co

7. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

Acceder a su información personal tratada por la empresa.
Conocer, actualizar y rectificar sus datos cuando sean inexactos o incompletos.
Solicitar prueba de la autorización para el tratamiento de sus datos.
Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
Presentar quejas o reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Solicitar la supresión de sus datos personales cuando no exista un deber legal de conservarlos.
Revocar la autorización de tratamiento de sus datos en cualquier momento.

8. DEBERES DE CONFÍA DIGITAL COMO RESPONSABLE

Garantizar el derecho al hábeas data.
Solicitar y conservar autorizaciones.
Informar la finalidad y uso de los datos.
Proteger la información con medidas adecuadas de seguridad.
Responder de forma oportuna a consultas y reclamos.

9. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

El tratamiento de datos personales requerirá la autorización previa, expresa e informada del titular. Esta autorización podrá obtenerse mediante:

Formularios físicos o digitales.
Aceptación de términos y condiciones en plataformas digitales.
Contratos laborales o comerciales.
Grabaciones de llamadas o correos electrónicos.

Adicionalmente, Confía Digital S.A.S. podrá inferir la autorización para el tratamiento de datos personales a partir de conductas inequívocas del titular, como la navegación continua en plataformas digitales, la aceptación de términos y condiciones, la interacción con campañas comerciales o el suministro voluntario de información en medios físicos o electrónicos. Estas conductas permitirán concluir de manera razonable que el titular ha otorgado su consentimiento, siempre que se le haya informado previamente sobre la finalidad del tratamiento.

9.1. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Confía Digital S.A.S. podrá recolectar y tratar datos personales sensibles únicamente cuando el titular otorgue su autorización expresa, previa e informada.

En todo caso, el titular será informado:

Que no está obligado a proporcionar dicha información.
Cuáles datos son sensibles y para qué finalidad específica serán utilizados.

Confía Digital se compromete a tratar esta información con mayor nivel de protección y diligencia. Ninguna actividad, servicio o beneficio estará condicionado al suministro de datos sensibles.

9.2. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES DE EDAD

Confía Digital S.A.S. evitará en lo posible el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes. No obstante, si se requiere, este tratamiento se realizará solo en casos excepcionales que respondan y respeten el interés superior del menor y se cuente con la autorización previa y expresa de su representante legal. En todos los casos, se garantizará el respeto por sus derechos fundamentales y se aplicarán los más altos estándares de seguridad.

10. PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD Y CUMPLIMIENTO

Control de accesos: Solo personal autorizado podrá manejar bases de datos con información personal.
Capacitación interna: Se realizarán sesiones periódicas de sensibilización sobre protección de datos.
Auditorías de cumplimiento: Se realizarán revisiones internas para evaluar el cumplimiento de la política.

11. MODIFICACIONES Y VIGENCIA

Esta política entra en vigor a partir de su publicación y permanecerá vigente mientras Confía Digital S.A.S. continúe con el tratamiento de datos personales. Cualquier modificación será comunicada a los titulares a través de los medios establecidos. Las bases de datos se conservarán mientras subsista la finalidad del tratamiento o exista un deber legal o contractual que exija conservar la información.